30فكرة لتوفير وقتك وزيادة انجازك
1- أعد قائمة بمايجب عمله - وليكن هذا آخر شيء تفعله في المساء، وأول شيء تفعله في الصبــــــاح ، لأن هـــذا يســــــاعد على ترتيب أولوياتك ، ويجعلك تركز على أهدافك طوال اليوم .
2- تعامل مع الرسائل التي تصلك اولاً بأول - عندما تفتح الرسالة قم مباشرة إما بالرد عليها أو وضعها في السجل الملائم أو حتى بالتخلص منها، فهــــــذا أفضــــــل مــــن تكدس الرسائل وتبعثرها ، وهذا يعني انك ستقوم بتنظيم نفس الرسائل بين الحين والحين .
3- ضع حـــــدا للأمـــــور التي تبدد وقتك - أغلق بـــــاب مكتبك وبإمكانك أن تضع لافته ) لديّ اجتماع الآن ( إذا تطلب الأمــــر . دع سكرتيرك ، أو بريدك الصوتي أو جهاز الرد الآلي يسجل الرسائل التي ترد عليك ، لترد عليها في وقت لاحق .
4- أعط نفسك وقتـــــا للراحــــة - أحيـــــاناً عليك أن تتراجع قليلاً لتكون انطلاقتك أقوى ، وليس من الحكمة في شئ أن تحرق نفسك في العمل ، بل ربما يبدد هذا المزيد من الوقت في النهاية، ولاتنس أن الكثير من الأفكار الكبيرة إنما تصادفنا عندما تكون أجسادنا مستريحة وأذهاننا صافية.
5- لاتبدأ مهمةً جديدة قبل أن تنتهي من سابقتها – أو على الأقل ، ليس قبل أن تنهي قدراً كافيـــا من المهمــــة الســـابقة فإذا ما توجب عليك أن تقوم بوظيفتين في وقت واحد فمــــــــن الأفضـــــل أن تقســــــــم المهتمـــــــــين على وظائف صغيرة ، لتستطيع أن تتقدم في كليهما.
6- أنجز كل مهامك في ) مشــــــوار ( واحد - قــم بالتســوق واشترى الدواء وما تحتاجه من والبقـــالة وتنظيف الملابس وربما الحلاقة أيضاً، وهذا أفضل من أن تقضيها في أربعة مشاوير، أحتفظ دائماً بقـــــائمة طلبـــــاتك حتى لا يفوتك أحدها أو تستهلك وقتا في المرور بنفس الطريق مرتين .
7- أنجز المهام المتشابهة في جلسة واحدة - ستكون فاعليتك اكثر لو قمت بعمل كل اتصالاتك مرة واحدة وبعدها تنتقل إلى المراســــــلات فتنتهي منها ، ثم على البريد الإلكتـــــروني ، أليس هذا أفضل مـن الحيرة بيـن كـل هـــذه المهام ؟!
8- هيئ أماكن للعمل وأماكن للمعيشة - لأن الأماكن المهملة غير المنظمة لا تقللمن كفاءتك فقط ، وإنما لها تأثير نفسي سلبي، اختر مكاناً وقم بتنظيمه يومياً لمدة شهر ، أبدأ بالمكان الذي يضايقك أكثر من غيره ، فإذا كان اللانظام لا يضايقك على الإطلاق ، فـــابدأ بالمكان الذي تقضي فيه اغلب وقتـــــــك ، فــــــإذا كنت لا تستحسن فكـــــرة التنظيـــــم والتــــرتيب مــــن اصلهــــــــا، فاستعن بشخص آخر لديه هــــــذه الموهبــــة.
9- استغل الوقت الذي تقضيه في السيارة - بدلاً من الانغمـــاس في الضغط الذي يولده الانتظـــــار في الازدحامــــــات المروريـــــة، نشط ذهنك بالاستماع إلى الشرائط التعليمية
فتتعلــــم لغة جديدة ، أو تطـــــور قدراتك الثقافية أو الإدارية . 10- أجعل وقت الانتظار وقتا إيجابياً - احتفظ دائما في حقيبتك بكتاب تريد أن تقرأه بحيث تنشغل به إذا ما وجدت نفسك في انتظار لموعد .
11- نظم أوقات راحتك وعطلاتك _ حتى أوقات الراحة تحتاج لجدول ونظـــام، جهز جـــدولاً مع أســـــــــرتك لتحقيــــــــق أفضـــل استفادة من الوقت الذي تقضيه بعيداً عن ضغط العمل .
12- لا تؤجل عمل اليوم إلى الغد ولا تسوف - إعمل مسبقاً ما ستضطر لعمله لاحقاً .
13- إقرأ العناوين البارزة فقط من مقالات الصحف، وحدد وقتاً للمقالات التي أثارت اهتمامك .
14- اعرف مدينتك جيدا - فكلما عرفت طرقاً أسرع وأيسر للوصول إلى مقاصدك داخل المدينة ، كلما رشَّد هــذا من وقتك .
15- أستثمر الأدوات و الوسائل التي تحسن من أداء وظيفتك ورفع إنتاجيتك - لأن إصرارك على الأدوات القديمة سيؤثر سلباً على أدائك لوظيفتك وعلى وقتك أيضا.
16- قــــــــاوم ) التهريج ( - لا تجعل زملائك في العمل يضيعون وقتك ربما تستطيع أن تقضي معهم وقتا لطيفا اثناء الغداء او خارج أوقات العمل ، فيما عدا ذلك ركز في عملك .
17- احتفظ بملف لبطاقات المناسبات - اشتري بضعة بطاقات لمناسبات مختلفة مثل الأعيـــــــاد، الاحتفـالات الاسنوية ، الشكر والامتنـــــان ، التعــــافي من المرض والتهاني وغيرها ثم رتبها وفق مناسبة استعمالهم .لأن إرسال البطاقات في أوقاتها يوفر عليك مشقة الذهاب شخصياً إلى أي مناسبة .
18- احتفظ بمخـــزون من الهدايــــا - وهذا يعني أنه سيكـــــــــون لديك دائمــــا هدايا للمناسبات المفاجئة .
19- تعلم كيف تقرأ بسرعة وتكتب على
الحاسوب بسرعة أيضا تستطيع أن تشترك في دورة تدريبية وأن تفعل ذلك من خلال حـاســــوبك الشخصـــــي فاستثمــــار بعض الوقت في هذين النشاطين سيوفر عليك وقتاً أكثر في المستقبل . 20- وقتك أم نقودك ؟ - عليك أن تسأل نفسك دائماً هل الأوفر أن أقوم بهذا العمل بنفســـــي ، أم أن أدفع لشخص آخر مقابل القيــــام به ؟ وستكتشف أحيـــــاناً أن تكليف شخص آخر يحفـــــظ لك وقتــــاً أثمن من النقود.
21- إذا كنت مغرمــــاً بإحدى الهوايــــات فأختر أقلها احتياجا للوقت والجهد.
22- لاتترك الأشياء تتكدس حولك .
23- تحــــــــــــــــاش الأشخــــــــــــــــاص الذيـــــــن يستهلكونك ! ربما يكون جيداً أن تسثمر بعضا من وقتك في تنمية علاقاتك الاجتمـــــاعية ، المشكلة هي أن هناك اناساً متخصصين في استهلاك وقتنا وإغراقنا في مالاطـــــائل من ورائه وإرهاقنـــــا بتفــــاصيل تافهة حـــــــدد هؤلاء الأشخــــــــاص وقلـــص علاقاتك معهم إلى أضيق الحدود.
24- مارس الرياضة، هــــذا سيمد في عمرك ، ويجعلــك تؤدي مهـــــــامك لفترات طويلة وبإرهاق أقل .
25- نظم غــــــــذاءك - احرص على تنـــاول الأطعمة المغذية حقــــــا ، وقــــــــاوم الرغبة في الإفراط.
26- إقرأ سير العظماء لأنك لست بحاجة إلى اكتشاف كل شيئ من جديد بل اعرف ماذا فعل هؤلاء الذين اكتشفــــوا قبــلك.
27- البريـــــد ... البريـــــد - حاول أن تنجز أكبر قدر من أعمــــــــــالك عبــــــر البريد الإكتروني هذا أرشد للوقت والمال .
28- أستخدم كلمة ) لا ( ... لكل منا حدود من الوقت والطاقة والتحمل ولامفر من قول )لا( في بعض الأحيان أمام المهام الأقل أهمية، تستطيع أن تتخلص من المواقف المحرجة في هذا الصدد ببعض الدبلوماسية ) إنه حقا مشروع رائع ووددت لو كنت أستطيع القيام به ولكني ملتزم في مشروع آخر لك مني كل الشكر والتقدير( .
29- انجز المهام ذات الطبيعة السنوية في شهر ميـــــلادك - مثل فحص الأسنـــــــان - وتجديد الرخص وما شابه ذلك .
30- أغلق التلفزيون أو ألق به من النافذة .
منقول من موقع جريدة النجاح
Reply With Quote
Bookmarks