مقدمة في نظم المعلومات, طويلة ..بس لأهل الهمة

تعتبر فلسفة ومفاهيم النظم ضرورة أساسية لمحلل النظم. وهي في جوهرها منهج منطقي. حيث يهتم بدراسة المكونات الفردية للنظام والعلاقات بينها. مع التركيز على دورها وسلوكها في النظام ككل وليس دورها ككيانات مستقلة.
جمـع البيـانات:
لابد من الإجابة على الأسئلة التالية أثناء جمع البيانات:
- البيانات التي يجب جمعها، وما التي يجب استبعادها؟.
- كم عدد عناصر البيانات ذات العلاقة مع الحدث أو العملية أو القرار الإداري التي يجب جمعها؟.
- من الذي سيقوم بجمعها؟.
نظم المعلومات المرتبطة بالحاسب: للاستفادة القصوى من المعلومات لابد من تنظيمها بشكل صحيح. ومنها:
· نظم دعم القرار Decision Support Systems DSS
· نظم المعلومات الإدارية Management Information Systems MIS
· نظم معالجة المعاملات Transaction Processing Systems TPS
· نظم المكاتب الإدارية Automated Office Systems AOS
مراحل النظـام:
خطوات هذه المراحل تختلف من وجهة نظر مؤلف لآخر. وسأتكلم عنها بغير ترتيب. وهي على العموم كالتالي:
1. تعريف المشكلة.
2. تحديد الاحتياجات.
3. تحليل احتياجات النظام.
4. تصميم النظام.
5. تطوير النظام وتوثيقه.
6. اختبار النظام وصيانته.
7. تطبيق النظام والتأكد من سلامته.
تعريف المشكلة:
لا يمكن حل مشكلة ما بفاعلية وكفاءة إلا بعد تعريفها بوضوح كاف. كلمة المشكلة يمكن تعريفها بأنها سؤال مطروح ومطلوب الإجابة عليه. لكن لاحظ أن مايظهر للبعض أحيانا أنه المشكلة نفسها قد يكون أعراضا للمشكلة الحقيقية. لذا لابد من أن يكون محلل النظم قادرا على التفريق بينها.
التعريف الموجز للمشكلة لابد أن يحتوي على النقاط التالية:
· مقدمة تحتوي على الموضوع والمجال والأهداف.
· خطة الدراسة التي اتبعت.
· القطاعات والإدارات والأقسام التي تضمنها الدراسة ومستوى التفصيل فيها.
· تعريف واضح وكامل للمشكلة.
· الأهداف التي تم تحقيقها. والتي لم يتم تحقيقها مع الأسباب.
· الإشارة إلى أية تفاعلات بين المشكلات أوأية مواقف منفردة أخرى.
· التوصيات مع مبرراتها ومنطقيتها.
دراسة الجـدوى:
أهداف دراسة الجدوى:
· تقدير ما إذا كانت هناك أسباب قوية للتغيير.
· قبول النظام الجديد من الجهة المستفيدة.
· هل العائد من النظام الجديد يبرر تكاليفه.
· توصيف دقيق من عن النظام الجديد.
· المرونة في التغيير.
الغرض من دراسة الجدوى هو اختبار الجدوى الفنية والتنظيمية والاقتصادية. وللأسف أن كثيرا من المدراء لايهتمون لها. بل إن مايراه هو الصحيح.
من أهم مشاكل دراسة الجدوى:
· التنبوء بالمستقبل.
· قياس الأهداف المطلوب تحقيقها.
· الأفراد الذين سيتأثرون بالنظام الجديد.
خطـوات دراسة الجدوى:
لابد أن يقوم فريق دراسة الجدوى بالتالي:
*· الإلمام بالموقف الحالي وكذلك تحديد المشكلات والفرص المتاحة.
*· إعداد مخطط وإطار عام لمتطلبات الحل المرغوب.
*· عمل تصميم عام لحلول بديلة وتقويمها طبقا لوجهات الجدوى المختلفة.
* تحليـل البيـانات:
1. فحص كافة التقارير والملفات ومصادر المعلومات.
2. مناقشة كل مسئول على حدة فيما يخصه.
3. حذف المعلومات غير الضرورية.
4. تحديد المعلومات الناقصة لاستكمالها.
*تحليـل القرارات:
1. تحديد مسئوليات القرار الرئيسي خلال المناقشات.
2. تحديد الأهداف والسياسات التنظيمية.
3. تحديد الخطوات النوعية المطلوبة لاستكمال كل قرار رئيسي.
4. إنشاء نموذج تدفق بيانات لكل قرار.
5. فحص خريطة تدفق البيانات لتحديد المعلومات المطلوبة لكل خطوة في القرار.
6. مقارنة نتائج الخطوة السابقة مع نظام المعلومات الموجود.
في مرحلة تحليل النظم الحالي يحاول المحلل الحصول على إجابات على الأسئلة التالية:
· ما الأنشطة الحالية التي تؤدى بواسطة النظام الحالي؟.
· لماذا تؤدى؟.
· من الذي يؤديها؟.
· كيف تؤدى؟.
· أين تؤدى؟.
يحصل المحلل على إجابات على هذه الأسئلة من خلال السجلات، والتقارير، وأدلة الإجراءات، وسياسات المنشأة بالمشاهدات المباشرة، والمقابلات الشخصية، وقوائم الاستبيان.
تشمل مرحلة تحليل النظام الحالي مجموعة من المجالات الرئيسة:
· الطرق والإجراءات.
· البيئة التنظيمية.
· أهداف النظام.
· الموارد والقيود.
· مدخلات النظام.
· وظائف المعالجة.
· مخرجات النظام.
· مقاييس الأداء.
· معايير الأداء.
خلال تحليل المجالات المختلفة للنظام الحالي يجب أن يفكر محلل النظم بانتظام في تحسين أداء النظام. وأية أفكار جديدة مفيدة لابد من توثيقها وتنظيمها.
تقرير متطلبات النظام: يعتبر النشاط النهائي في مرحلة التحليل هو توثيق متطلبات النظام. لذا لابد أن يحتوي التقرير على:
· متطلبات المدخلات.
· متطلبات المخرجات.
· متطلبات المعالجة.
· متطلبات التخزين.
· متطلبات الرقابة.
وغالباً مايستخدم في هذا التقرير:
مخططات تدفق البيانات. Data Flow Diagram DFD
خرائط تدفق النظام System Flowchart
مخطط المدخلات/المخرجات Input/Output Layout
قواميس البيانات Data Dictionaries
تصميم النظام الجديد: تعتبر عملية تصميم النظام هي ترتيب العناصر المختلفة للنظام الحالي أوالجديد وجعلهما يعملان معاً بطريقة متكاملة. لذا لابد من دراسة:
· موارد المنشأة.
· متطلبات المستفيد.
· متطلبات الأجهزة.
· متطلبات النظم.
· البساطة.
· الاقتصاد.
· المرونة.
· الإعتمادية.
· القبولية.
تصميم البناء المنطقي لقاعدة البيانات: Logical Database
لإنجاز هذه المهمة تتبع الخطوات التالية:
· تحليل مجموعات وقوائم البيانات الموجودة في كتالوج البيانات. والذي يحتوي جميع مفردات البيانات المستخدمة في داخل النظام.
· تحليل البيانات المجمعة من النظام الحالي لتعيين مصادر البيانات.
· تحليل كل عملية مع ملاحظة كيف يتم استخدام كل عنصر بيانات.
· تحديد التمثيل التخطيطي لبناء قاعدة البيانات والمدعم بوصف مختلف العلاقات.
· تحليل البناء المقترح ومتطلبات المعالجة لمختلف النظم الفرعية ومتطلبات التداول.
· تحديد أسلوب التداول المستخدم في كل مجال من مجالات قاعدة البيانات.
· فحص ودراسة نظم إدارة قواعد البيانات.
· مراجعة وإعادة جميع الخطوات السابقة حتى الحصول على صورة واضحة ومرضية للبناء المنطقي.
· إعداد المواصفات الأولية لتصميم قاعدة البيانات.
ترميز البيـانات: يمكن جعل البيانات أكثر ملائمة للتشغيل عن طريق تخصيص مجموعة من الأرقام أوالحروف أوالرموز طبقا لخطة محددة لاختصار وتبسيط كمية البيانات المراد تسجيلها. ويجب فهمهما بواسطة المستخدمين. ولجعل دليل الترميز ذا كفاءة وفاعلية يجب أن تتوافر فيه مجموعة الخصائص الهامة، وهي:
· قابلية الاتصال.
· قابلية المعالجة.
· الشمول.
· قابلية التوسع.
· صفة الفردية.
تصميم البناء الطبيعي لقاعدة البيانات: Physical Database
التصميم الطبيعي يعتمد على:
· التصميم المنطقي لها.
· الأجهزة المتطلبة.
· البرامج المطلوبة الجاهزة لنظم قواعد البيانات.
ولابد أن تنتبه إلى:
· كيفية وصف التركيب المنطقي بصورة طبيعية.
· ضم السجلات المتشابهة في شكل واحد.
· تعيين جميع الحقول الرئيسية.
· تعيين كافة احتمالات الحقول المفروزة.
· تعيين مجموعة رموز حرفية لكل حقل.
· تعيين الوظائف باستخدام السجلات.
· تسمية الحقول المحتواة طبقا لكتالوج البيانات.
· تعريف كيف يمكن استخدام الدعم المخصص للبرامج الجاهزة.
استخدام الأدوات المساعدة Case Tools : منذ بداية التسعينات بدأ المحللون يستفيدون من الأدوات المساعدة (Computer-Aided Software Engineering Tools) لأتمتة العمليات التي يقومون بها. وهي تبدأ من أول خطوة للمشروع إلى النهاية، أي أنها تشمل جميع مراحل النظام. ولعل أهم أسباب استخدامها هي:
1. زيادة إنتاجية عملية التحليل.
2. تقوية عملية التواصل بين المحلل والمستخدم.
3. الارتباط الوثيق بمراحل التحليل.
4. سهولة عملية التغييرات الحاصلة في النظام فيما بعد.
أقسام الأدوات المساعدة: تنقسم إلى ثلاثة أقسام:
1. الأدوات المساعدة العليا. Upper Case
وغالبا ماتستخدم من قبل المحلل والمصمم. حيث يتم إنشاء وتعديل المعلومات المتعلقة بالنظام في قاعدة متكاملة تسمى بالـ CASE Repository حيث هي عبارة عن مجموعة من السجلات والعناصر والرسومات والشاشات والتقارير.....إلخ.
2. الأدوات المساعدة الدنيا. Lower Case
وغالبا ماتستخدم من قبل المبرمج ومن يطبق النظام. حيث تنشيء كود البرنامج لتسهل على المبرمج كثرة الكتابة. ولها من المزايا العديد:
a. سرعة إنجاز كتابة البرنامج.
b. تقليل وقت صيانة البرنامج.
c. إمكانية إنشاء البرنامج بعدة لغات.
d. إمكانية استخدام لمكتبات جاهزة وبسهولة.
e. الكود المنشأ يكون سالما من الأخطاء البرمجية.
3. الأدوات الجامعة بينهما. Integrated Case
إعادة هندسة النظم: Reverse Engineering هذه التقنية تعتبر مهمة عندما تريد التعديل في نظام موجود. إذاً فهي مرحلة إضافية لمراحل النظام. وتعتبر عملية عكسية لعملية كتابة كود البرنامج. حيث تتم عملية فحص الكود وتحليله، ومن ثم تحويله إلى الـ Repository.